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Las 8 claves para ser mucho más productivo

Incrementar la productividad es en muchas empresas, algo prioritario. Tratan de optimizar el rendimiento y esfuerzo de sus trabajadores al máximo a fin de ser lo más competitivas posible.  

Sin embargo, hay muchas ocasiones en las que los trabajadores se ven hasta arriba de carga de trabajo, intentan llegar a todo y terminar lo antes posible, pero parece que no se acaba nunca, y, como consecuencia, deriva en ansiedad y estrés, síntoma contrario del aumento de la productividad. Seguro que muchas veces la sensación es de trabajar más lento de lo normal, o de no conseguir ser todo lo productivos que nos gustaría.


Según la OCDE se trabajan alrededor de 1.689 horas anuales en España, más que la media del norte de Europa pero con un rendimiento más bajo. Esto se puede ver ocasionado por diferentes variables como son las largas jornadas, el exceso de trabajo, la falta de flexibilidad, etc. 

Para mejorar tu propia productividad o la de tus empleados te dejamos algunos consejos que pueden ser de gran utilidad:

  1. Descansar bien y levantarse pronto: lo mejor es intentar dormir unas 8 horas, y tratar de levantarse como a las 7-8am para tener todo el día por delante y ser todo lo productivo posible, ya que por la mañana es cuando conseguimos el mayor rendimiento.

  1. Buena planificación: una planificación correcta de la jornada permitirá saber y tener controladas todas las tareas que hay que realizar, de forma que cuando se termine una se pueda saltar a la siguiente más rápido. En ocasiones se puede pensar que esta planificación inicial hace perder algo de tiempo pero en su conjunto ganas más que pierdes.

  1. Evitar distracciones: estas son unas de las peores enemigas de la productividad, son tan simples como mirar el móvil, hablar con alguien, pensar en algo no relacionado con el trabajo, etc. La solución para combatir esto es empezar por identificar estas distracciones para poder pararles los pies. 

  1. Trabajar en bloques con descansos: tratar de ir cerrando y terminando tareas. Cuando esto suceda, o sino cada ‘x’ tiempo tomar pequeños descansos, ya que también es importante para el cerebro descansar y refrescarse para poder seguir trabajando a tope.

  1. Mantener el lugar de trabajo ordenado: el lugar de trabajo para poder desarrollar las tareas con más efectividad ha de estar organizado, ya que si está caótico, nosotros también lo seremos. La limpieza y el orden facilitan la concentración, derivando en la productividad.

  1. Monotarea: muchas veces es mejor terminar lo que se empieza antes que intentar trabajar en modo multitarea, puesto que esto puede llevar a un caos absoluto desencadenando en no concentrarse realmente en lo que se está haciendo. Por esto, y según varios estudios, es mejor centrarse únicamente en la tarea que se está haciendo en ese momento, terminarla, y después dar paso a la siguiente, esto también hará que se trabaje de forma más fluida y eficiente.

  1. Automatización: facilitará ahorrar tiempo en algunas de las tareas, permitiendo pasar a trabajar directamente en otras. Gracias a las tecnologías de hoy en día esto es posible. Hacer uso de ellas ayudará positivamente a la empresa.

  1. Revisar las notificaciones importantes de forma periódica: en múltiples ocasiones se considera que mirar el correo o cualquier app utilizada para comunicarse con los miembros de la empresa, hace que se pierda algo de tiempo. Pero para mantenerse al día e informado de todo lo que está sucediendo, la revisión de las notificaciones es algo necesario. Por esto mismo, para tratar de  perder el menor tiempo posible, lo mejor es seguir siempre que se pueda un planning de cuándo revisarlas, por ejemplo, nada más empezar a trabajar, un par de veces entre medias, y al final antes de irse.  

Para intentar aumentar la productividad no solo están estos tips que te hemos dejado, sino también algunos dispositivos que pueden ser de gran ayuda. A continuación te los contamos:

Tener una doble pantalla 

Desde el 2002 el uso de más de una pantalla se ha visto aumentado en un 70%, y según un estudio de Jon Peddie Research se confirma que cuando se usa más de una pantalla la productividad aumenta alrededor de un 42%. Según otro estudio de la Universidad de Utah, el uso de monitores dobles disminuyen los errores en un 33% y la facilidad para que estos sean corregidos aumenta hasta el 19%, también resulta más fácil la concentración en un 28%. Pero por si estas no fueran suficientes razones como para considerar tener un segundo monitor, aquí te dejamos algunas más.  

 

 
  • Trabajar con más agilidad: normalmente se hace uso de más de una página o pestaña al mismo tiempo con diferentes archivos o documentos, por lo que poder tener todos ellos abiertos al mismo tiempo, y no uno escondido detrás del otro facilita mucho la tarea y la agiliza al no tener que estar abriendo y cerrando pestañas y saltando de una a otra.

  • Mayor capacidad de visualización: relacionado con el punto anterior, poder estar viendo al mismo tiempo todo lo que se necesita y tener varias pestañas abiertas en los distintos monitores (pueden ser dos o más). Se podrán tener las páginas en su tamaño original y en el mismo momento.

  • Mayor organización de tareas: se puede usar un monitor como principal y el otro como secundario, o también los dos como principales de tal forma que se puedan agrupar las tareas en bloques por pantallas según lo deseado.

  • Comparar elementos a la vez: si se trata de algo habitual en el trabajo, incluir una doble pantalla es una muy buena opción. Como ya hemos comentado antes, facilitan la visualización, y por tanto la comparación, a la vez que el ahorro de tiempo y aumento de la productividad.

  • Facilitan la multitarea: favorece al rendimiento al funcionar varias cosas a la vez, se aprovechan más los recursos informáticos y es mucho más cómodo a la hora de trabajar. Se puede tener en cada pantalla una tarea de forma que no se entorpezcan entre ellas, ni haya la necesidad de cerrar alguna.

Auriculares con tecnología de cancelación de ruido activa

Según un estudio realizado por la Universidad de Chicago, de media, si el ruido ambiental asciende 10 decibelios, la productividad disminuye hasta en un 5%. 

Otro estudio de Plantronics enfocado a ver cómo influye el ruido al ritmo de trabajo, afirma que este afecta de forma negativa al 93% de los trabajadores, y que un 62% serían más efectivos en un entorno más silencioso. Por lo que disponer de unos cascos sería otra importante variable a tener en cuenta si se trabaja en un lugar más ruidoso.

Gafas con filtro de luz azul

Estas gafas son efectivas cuando se trabaja por medio de una pantalla, contiene filtros protectores que reducen entre un 15 y 20% la intensidad de esta. Son recomendables para el cuidado de los ojos, a la vez que disminuyen la secreción de la melatonina, de esta forma, no se produciría tanta sensación de sueño, especialmente si se está trabajando a primera hora de la mañana o a altas horas de la noche. Esto permitirá por un lado seguir trabajando por más tiempo sin quedarse dormido, y por otro, ser más productivos. 

Big Data y la Inteligencia Artificial

Ayudan a las organizaciones a ser más eficientes y enfocarse en lo verdaderamente importante. Quita a su vez una importante carga de trabajo de los empleados al recoger automáticamente de forma masiva y analizar una enorme cantidad de datos. Se estima que para 2035, según la consultora Accenture, la Inteligencia Artificial (IA) tendrá la capacidad de aumentar alrededor de un 40% la productividad.

Mobiliario de oficina

Aguirre Newman, consultora inmobiliaria española, afirma que la productividad en una empresa se ve incrementada en un 20% cuando el mobiliario de oficina resulta cómodo para los trabajadores. Por lo que invertir en esto no se debe ver como un gasto, sino como una inversión. 

Al final todo son pequeñas cosas que van sumando y que marcan la diferencia entre ser más o menos productivo, y por ende, que la empresa llegue a ser más o menos exitosa.

Si con todo lo que te hemos contado no sabes por dónde empezar a mejorar, no te preocupes, desde Yakk te echamos una mano con esto. Pásate por Yakk para ver todo el mobiliario de oficina, así como las pantallas que tenemos, y por qué no, todo aquello que te pueda interesar y empieza ya a conseguir el máximo rendimiento de tus trabajadores (o de ti mismo)

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